Firma, w której pracownicy wyjeżdżają kilka razy w miesiącu, nie potrzebuje osobnego systemu do delegacji. Wystarczą dwa dokumenty, jasny podział obowiązków i stały termin rozliczenia. Przepisy nie narzucają obowiązkowego wzoru druku, więc proces można zbudować na prostym szablonie i arkuszu z historią wyjazdów.

Dwa dokumenty, które wystarczą

Podstawą jest polecenie wyjazdu służbowego oraz rachunek kosztów podróży. W poleceniu wpisuje się imię i nazwisko pracownika, stanowisko, miejscowość docelową, planowany termin, cel wyjazdu, środek lokomocji oraz ewentualną zaliczkę. Jeżeli pracownik jedzie prywatnym samochodem, w tym samym miejscu warto zapisać zgodę pracodawcy, numer rejestracyjny i pojemność silnika, bo od niej zależy stawka kilometrówki: maksymalnie 0,89 zł za km dla silnika do 900 cm³ i 1,15 zł za km powyżej tej pojemności.

Rachunek kosztów podróży wypełnia pracownik po powrocie. Zawiera odcinki podróży z datami i godzinami, koszty przejazdów, diety, noclegi, ryczałty, pobraną zaliczkę i kwotę do wypłaty albo zwrotu. Do rachunku dołącza się bilety i faktury.

Oba dokumenty można przygotować jako jeden plik do druku albo formularz do wypełnienia na komputerze. Ważne, żeby każdy w firmie korzystał z tej samej wersji. Gdy pracownicy przesyłają rozliczenia w różnych formatach, osoba sprawdzająca traci czas na szukanie danych, a nie na ich weryfikację. Jedna wspólna wersja przechowywana w znanym wszystkim miejscu rozwiązuje ten problem bez żadnych kosztów.

Kto za co odpowiada

W małym zespole największym problemem nie jest liczenie, tylko to, że nikt nie czuje się właścicielem procesu. Pomaga krótki podział ról:

• przełożony podpisuje polecenie wyjazdu przed podróżą i zatwierdza środek transportu,
• pracownik zbiera bilety i rachunki, zapisuje godziny wyjazdu i powrotu oraz zapewnione posiłki, a rozliczenie składa w ciągu 14 dni od zakończenia podróży,
• osoba z kadr lub księgowości sprawdza rachunek pod względem formalnym i rachunkowym, a następnie przekazuje go do wypłaty,
• właściciel lub osoba upoważniona zatwierdza wypłatę.

Jak policzyć należność bez programu

Do samych obliczeń wystarczą godziny z dokumentów i stawka diety. Przykład: handlowiec wyjeżdża pociągiem o 7:30 i wraca tego samego dnia o 17:00. Podróż trwała 9,5 godziny, a więc mieści się w przedziale 8–12 godzin, za który przysługuje połowa diety krajowej, czyli 22,50 zł. Jeżeli na spotkaniu zapewniono mu obiad, potrącenie wynosi 50% pełnej stawki, czyli 22,50 zł, i dieta spada do zera. Zostaje zwrot ceny biletów oraz 9 zł ryczałtu na dojazdy miejscowe za rozpoczętą dobę, o ile pracownik poruszał się na miejscu komunikacją publiczną.

Przy dłuższych wyjazdach, kilku posiłkach w hotelu czy podróżach zagranicznych ręczne liczenie zajmuje więcej czasu. Wtedy wygodnie jest skorzystać z bezpłatnego kalkulatora, takiego jak Novum3, i wpisać wynik do rachunku kosztów podróży. Kalkulator nie zastępuje dokumentów, ale skraca sprawdzanie i ogranicza pomyłki w potrąceniach.

Archiwum i kontrola

Rozliczone delegacje dobrze jest przechowywać w jednym miejscu, uporządkowane według pracownika i miesiąca. Prosty arkusz z kolumnami: data, pracownik, kierunek, liczba dób, kwota diety, przejazdy, noclegi, zaliczka i saldo pozwala w kilka minut odpowiedzieć na pytanie księgowej albo kontrolera. Przydaje się też przy planowaniu budżetu na kolejny kwartał.

Kwoty diet i ryczałtów, które nie przekraczają wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, są zwolnione z PIT i składek ZUS. Dlatego warto trzymać się stawek z rozporządzenia: dieta krajowa wynosi 45 zł, ryczałt za nocleg bez rachunku 67,50 zł, a limit zwrotu za nocleg z rachunkiem 900 zł za dobę.

Proces można wdrożyć w ciągu jednego dnia: przygotować szablon polecenia i rachunku, wysłać zespołowi krótką instrukcję z terminem 14 dni i wyznaczyć jedną osobę, która przyjmuje rozliczenia. Po dwóch, trzech miesiącach widać, które pola są wypełniane niestarannie, i można je doprecyzować w instrukcji.